BEDAH BUKU MEMBUAT SURAT DINAS/RESMI

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan bedah buku yang berjudul Membuat Surat Dinas/Resmi.

Pengajaran Bahasa Indonesia dikembalikan pada kedudukan yang sebenarnya, yaitu melatih kita membaca, menulis, berbicara, mendengarkan, dan mengapresiasikan sastra.

Faktanya, kita sudah menggunakan Bahasa Indonesia dalam kehidupan sehari-hari. Pembelajaran Bahasa Indonesia di SMP dan SMA selayaknya diarahkan pada pelatihan berbahasa kreatif, yaitu membaca kreatif, menulis kreatif, dan berbicara kreatif. Kegitan berbahasa kreatif semacam itu akan meningkatkan kemampuan berbahasa kita pada kemampuan berbahasa Indonesia tinggi. Setelah lulus SMP dan SMA, kita diharapkan sudah bisa membuat opini, meresensi buku, menyusun iklan,membuat brosur, menyusun berita, menyusun karya ilmiah yang baik, dan bisa berdiskusi dengan tangkas.

Kami diharap menjadikan Bahasa Indonesia sebagai alat berekspresi dengan kegiatan-kegiatan kreatif yang dilatih dalam putaran-putaran pembelajaran yang ada. Kegiatan yang terlalu mudah dapat dilewati saja, sedangkan yang terlalu sulit dan tidak mungkin dikerjakan oleh kita juga tidak perlu dikerjakan. Jadi, kegiatan latihan bersifat fleksibel.

Kami menyadari bahwa bedah buku ini masih jauh dari sempurna, karena itu kami sangat mengharapkan saran-saran yang sifatnya membangun dari dosen maupun rekan-rekan pendidikan lainnya.

Akhir kata, kami sampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya atas segala berbagai bantuan pihak.

Cianjur, Januari 2011

Penulis

DAFTAR ISI

Kata Pengantar …………………………………………………………………… i

Daftar Isi …………………………………………………………………………. ii

BAB I Pendahuluan ……………………………………………………………… 1

1.1  Latar Belakang ……………………………………………………….. 1

1.2  Permasalahan ………………………………………………………… 1

1.3  Tujuan Penelitian …………………………………………………….. 1

1.4  Manfaat Penelitian …………………………………………………… 2

1.5  Sistematika Penulisan ………………………………………………... 2

BAB II Pembahasan ……………………………………………………………… 3

            2.1 Surat Dinas atau Surat Resmi ………………………………………... 3

            2.2 Macam-macam Bentuk Surat ………………………………………... 5

            2.3 Mengenal Bagian-bagian Surat ……………………………………… 9

BAB III Kesimpulan ……………………………………………………………... 12

Daftar Pustaka ……………………………………………………………………. 13

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Menulis surat ternyata tidak sesederhana yang kita bayangkan. Terbukti setelah seseorang memulai menulis surat, baru menyadari bahwa membuat surat cukup menyulitkan. Menulis surat yang baik tentunya mengandung bagian-bagian yang memenuhi persyaratan sebuah surat yang baik. Bisa saja semua orang dapat menulis surat, tetapi apakah surat yang ditulis itu sudah memenuhi persyaratan yang benar? Tentu saja para penulis surat dituntut harus belajar lebih banyak tentang bagaimana cara menulis surat yang benar, tidak hanya sekedar penyampaian maksud dan isi hati semata-mata. Yang menerima surat akan menilai bahwa surat yang dibacanya kurang sopan, kurang jelas, kurang komunikatif, kurang memenuhi syarat sebagai surat yang baik dan benar. Sebaiknya kita hindari tanggapan orang semacam itu.

Penulisan yang dimaksud tentunya surat-surat yang utamanya adalah surat resmi yang dipergunakan oleh dinas pemerintahan, perusahaan-perusahaan dan instansi-instansi. Surat dinas merupakan surat resmi sehingga dalam pemakaian bahasa surat harus mempergunakan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar.

1.2  Permasalahan

Tidak sedikit orang yang ingin mendapatkan pekerjaan. Namun tak sedikit pula antara mereka yang merasa tidak mengerti apa yang harus dilakukan. Mereka merasa kesulitan menulis surat-surat permohonan pekerjaan yang dikategorikan sebagai surat resmi. Sehingga dengan kemampuan terbatas, surat permohonan pekerjaan itu ditulis sembarangan sehingga ketika sampai dimeja personalia perusahaan, langsung dibuang ke tempat sampah. Nasib pun terpuruk.

1.3  Tujuan Penelitian

Berdasarkan permasalahan, tujuan penelitian ini adalah untuk membantu para pelamar kerja maupun orang awam agar mengetahui tata cara menulis surat resmi dengan baik.

1.4  Manfaat Penelitian

Setiap penelitian yang dilakukan harus bermanfaat baik secara teoritas maupun praktis. Manfaat penelitian ini adalah :

1.      Manfaat Teoretis

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi perkembangan penelitian pendidikan di Indonesia. Penelitian ini juga diharapkan menambah khasanah pengetahuan dan pemahaman bagi pembaca tentang peningkatan keterampilan menulis surat resmi dengan pendekatan kontekstual komponen masyarakat belajar sehingga dapat memperbaiki mutu pendidikan dan meningkatkan hasil belajar siswa dalam pembelajaran menulis.

2.   Manfaat Praktis

Secara praktis, hasil penelitian ini diharapkan bermanfaat untuk meningkatkan pemahaman pembaca terhadap pembelajaran menulis surat resmi sehingga keterampilan  dalam menulis surat resmi dapat ditingkatkan. Sedangkan bagi guru, penelitian ini diharapkan bermanfaat untuk mengembangkan metode dan strategi guru dalam pembelajaran menulis dengan memperbaiki metode mengajar dalam meningkatkan keterampilan menulis siswa.

1.5 Sistematika Penulisan

Bab I Pendahuluan

1.1  Latar Belakang

1.2  Permasalahan

1.3  Tujuan Penelitian

1.4  Manfaat Penelitian

1.5  Sistematika Penulisan

Bab II Pembahasan

2.1  Surat Dinas atau Surat Resmi

2.2 Macam-macam Bentuk Surat Resmi

2.3 Mengenal Bagian-bagian Surat

Bab III Kesimpulan

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Surat Dinas atau Surat Resmi

Surat dinas disebut surat resmi. Tidak sama dengan surat yang kita tulis kepada teman, keluarga atau kepada pacar. Surat dinas harus ditulis secara praktis, padat dan berisi dan demi kepentingan sesuatu yang resmi.

Membuat surat resmi harus memenuhi kaidah bahasa dan aturan-aturan yang berlaku. Jadi, tidak harus sembarangan. Jika kita melamar pekerjaan di sebuah perusahaan dengan harapan diangkat sebagai sekretaris, maka ilmu yang harus dikuasai adalah bagaimana membuat surat dinas yang baik dan benar. Tanpa memiliki pengetahuan tentang surat menyurat, maka jangan diharapkan kita dapat menempuh karir yang gemilang.

2.1.1 Klasifikasi Surat

Adapun klasifikasi itu berdasarkan wujudnya, berdasarkan tujuan, sifat isinya, jumlah penerima, keamanan isinya, dan urgensi pengirimannya.

Berdasarkan wujudnya maka surat resmi dapat dibedakan menjadi beberapa macam. Misalnya kartu pos, karena kartu pos tidak dimasukan ke dalam amplop maka kemungkinan besar dapat dibaca oleh orang lain. Jadi penggunaan kartu pos untuk pengiriman berita yang bersifat bukan rahasia. Ada dua macam kartu pos, yaitu kartu pos resmi dan kartu pos biasa. Kartu pos resmi dikeluarkan oleh PN POS dan GIRO. Sedangkan kartu pos biasa ialah yang divetak sendiri oleh kantor atau perusahaan yang bersangkutan.

Selain itu ada juga wujud surat dinas yang disebut warkat pos, yaitu sehelai kertas cetakan sehingga dapat dilipat dan merupakan sebuah amplop. Warkat pos dikeluarkan oleh PN POS dan GIRO.

Surat bersampul, surat yang memakai amplop. Selembar atau beberapa lembar berisi pesan atau berita kemudian dilipat dan dimasukan ke dalam amplop lalu dilem.

Selain itu ada juga yang disebut memorandum atau nota. Tujuan membuat surat memo atau nota adalah untuk:

·         Meminta informasi

·         Memberikan informasi

·         Meminta petunjuk

·         Memberikan petunjuk

·         Meminta atau memberikan informasi yang bersifat memperingatkan

Adapun cara menggunakan memo adalah:

·         Memorandum dibuat oleh atasan untuk bawahan atau antar sesama pejabat yang selevel (setingkat).

·         Memorandum dibuat oleh atasan untuk bawahan ataw bawahan kepada atasannya atau antar sesama pejabat dalam satu kantor.

Berdasarkan tujuannya, maka penulisan surat dapat digolongkan sabagai berikut:

·         Surat pemberitahuan

·         Surat perintah

·         Surat permintaan atau permohonan

·         Surat peringatan atau teguran

·         Surat susulan

·         Surat panggilan

·         Surat pengantan

·         Surat keputusan

·         Surat laporan

·         Surat perjanjian

·         Surat penawaran, pesanan dan sebagainya.

Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, di antaranya ialah:

·         Surat dinas yaitu surat yang memuat persoalan kedinasan yang dibuat oleh instansi swasta atau pemerintah.

·         Surat pribadi yang ditulis dengan tujuan berkenalan secara resmi atau keperluan-keperluan kedinasan, misalnya lamaran pekerjaan, permohonan kepada instansi baik pemerintah maupun swasta.

·         Surat niaga, yaitu surat yang memuat persoalan bisnis atau perdagangan yang ditulis sesuai dengan perusahaan terkait.

·         Surat sosial yaitu surat yang dibuat oleh lembaga sosial dengan maksud kedinasan.

·         Telegram yagn terdiri melalui telegraf atau melalui surat (dengan diantar kurir).

·         Surat pengantar (surat jalan) yaitu surat berbentuk daftar yang digunakan untuk mengirimkan sesuatu bersama surat itu.

Ditinjau dari jumlah penerimaan, maka surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu:

·         Surat biasa, yakni surat yang dikirim kepadaseseorang, kepada seorang pejabat atau suatu organisasi

·         Surat edaran, yaitu surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat tertentu.

·         Surat pengumuman, yaitu surat yang ditunjukan kepada sejumlah orang atau pejabat, yang namanya sulit dituliskan satu persatu.

Ditinjau dari keamanan isinya:

·         Surat sangat rahasia pada amplop pertama diberi tanda SANGAT RAHASIA lalu dilak. Kemudian dimasukan ke amplop berikutnya dilem. Lalu dimasukan ke amplop biasa yang tidak diberi tanda dan tidak dilem.

·         Surat rahasia hanya ditandai dengan RHS atau R saja.

·         Surat biasa, yaitu surat yang jika isinya diketahuiorang lain tidak akan berakibat merugikan pengirim atau penerima surat.

2.2 Macam-macam Bentuk Surat Resmi

Beberapa bentuk surat resmi yang umum diikuti oleh instansi di Negara kita adalah:

·         Surat resmi dengan bentuk lurus penuh

·         Surat resmi dengan bentuk lurus biasa

·         Surat resmi dengan bentuk setengah lurus I

·         Surat resmi dengan bentuk setengah lurus II

·         Surat resmi dengan bentuk lekuk

·         Surat resmi dengan bentuk paragrap gantung

2.2.1 Surat Resmi Bentuk Lurus Penuh

……………………(tanggal tujuan) Yth. ……………. …………………. (alamat resmi) Dengan hormat, (salam pembuka) ………………………………………………………………………………………………………………………………………(paragrap pembuka)………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………..(paragrap isi) ……………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….(paragrap penutup) ………………………………………. Hormat saya, (salam penutup) ………….. (nama terang)

Contoh format bentuk lurus penuh:

2.2.2 Surat Resmi Bentuk Lurus Biasa

Contoh format surat resmi bentuk lurus biasa:

	…,………….,…. ….:……. ….:……. Yth……………… ………………….. Dengan hormat, ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………… ……………..

 

2.2.3 Surat Resmi Bentuk Setengah Lurus I

Contoh format surat resmi bentuk setengah lurus I:

…,………….,…. ….:……. ….:……. Yth……………… ………………….. Dengan hormat, …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………… ……………..

 

 

2.2.4 Surat Resmi Bentuk Setengah Lurus II

…,………….,…. ….:……. ….:……. Yth……………… ………………….. Dengan hormat, ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………… ……………..

Contoh format surat resmi bentuk setengah lurus II

2.2.5 Surat Resmi Bentuk Lekuk

…,………….,…. ….:……. ….:……. Yth……………… ………………….. Dengan hormat, ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………… ……………..

Contoh format surat resmi bentuk lekuk

   

2.2.6 Surat Resmi Bentuk Paragrap Bergantung

…,………….,…. ….:……. ….:…………...                     Yth……………… ………………….. Dengan hormat, …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………… …………….. ……………. …………… ……………

Contoh format surat resmi bentuk paragrap bergantung

2.3 Mengenal bagian-bagian Surat

2.3.1 Kepala Surat (kop surat)

Pada umumnya kop terdiri dari:

·         Nama kantor, perusahaan, lembaga atau arganisasi tertentu

·         Alamat lengkap dengan nomor telepon, faximile atau e-mail

·         Nama kantor cabang dan kotanya

·         Nama banker

·         Berbagai jenis usaha

·         Nomor kotak pos atau teromol pos

·         Logo perusahaan atau lembaga

2.3.2 Nomor Surat

Nomor pada surat resmi berguna untuk:

·         Memudahkan mencari arsip surat itu kembali

·         Memudahkan penyimpanannya

·         Mengetahui banyaknya surat keluar

2.3.3 Tanggal Surat

Contoh penulisan salah:

            Surakarta, tgl.12-7-2002

            Surakarta: tgl. 12 Agustus 2002

            Surakarta, 12-7-02

Contoh penulisan yang benar:

            12 Agustus 2002 (jika surat menggunakan kop)

            Surakarta, 12 Agustus 2002 (jika surat tidak menggunakan kop)

2.3.4 Lampiran

            Lampiran harus diterangkan di awal surat. Penulisan lampiran bisa disingkat Lamp. kemudian diikuti titik dua dan diisi dengan angka yang menerangkan berapa banyak lampiran disertakan.

Contoh:

Lampiran : 4 (empat) helai

2.3.5 Hal atau Perihal

            Penulisan Hal atau Perihal biasanya di bawah lampiran.

Contoh:

            Lamp.  : -

            Hal      : Permohonan Pekerjaan

2.3.6 Alamat yang dituju

            Dalam surat-menyurat Indonesia, biasanya diawali dengan kata ‘Kepada atau Kepada Yth.’ Namun ada pula yang hanya menggunakan Yth. saja.

            Kata ‘Kepada’ digunakan untuk nama perusahaan atau lembaga yang tidak mengangkut perorangan.

            Kata Kepada Yth. digunakan untuk seseorang baik secra pribadi maupun penjabat di lembaga atau instansi terkait.

2.3.7 Salam Pembuka

Salam pembuka biasanya menggunakan kalimat:

·         Demgan hormat,

·         Assalamualaikum, war. wab.,

·         Saudara Yang Terhormat,

·         Bapak ………… yang terhormat,

2.3.8 Paragrap Pembuka

Ø  Contoh paragrap pembuka yang umum dipakai dalam surat resmi:

Dengan ini kami memberitahukan, bahwa ………….

Ø  Contoh paragrap pembuka yang dibuat sebagai jawaban

Berhubung dengan surat Bapak tanggal ….. No ….

2.3.9 Paragrap Isi

            Hindari kata-kata yang tidak umum dan jarang dipahami artinya. Sebab jika menggunakan kalimat atau kata yang asing, maka dikhawatirkan tidak dapat dimengerti oleh pembacanya.

2.3.10 Paragrap Penutup

            Fungsi paragrap penutup merupakan kunci isi surat. Dengan adanya paragraph penutup berarti pembicaraan telah selesai. Secara umum, contoh kalimat paragrap penutup:

            Sekian surat saya, terima kasih atas kebijaksanaan Bapak ……………….

2.3.11 Tandatangan Penanggungjawab/Pengirim

            Tandatangan dibubuhkan tepat salam penutup, yaitu dibawah kalimat ‘Hormat saya’ atau ‘hormat kami’ atau ‘wassalam’.

2.3.12 Nama jelas, Jabatan dan NIP

Tepat	Tidak tepat
Hormat kami, Kepala Sekolah (tanda tangan) Sudarsono NIP 131345678	(tanda tangan) Sudarsono NPI. 131345678

2.3.13 Tembusan

Contoh penulisan tembusan:

                     Tembusan:

1.      Kepala Dinas Tenaga Kerja Provinsi Jawa Barat

2.      Ketua SPSI Wilayah Jawa Barat

3.      Arsip

BAB III

PENUTUP

3.2  Kesimpulan

            Membuat surat resmi harus memenuhi kaidah bahasa dan aturan-aturan yang berlaku. Jadi, tidak harus sembarangan. Jika kita melamar pekerjaan di sebuah perusahaan dengan harapan diangkat sebagai sekretaris, maka ilmu yang harus dikuasai adalah bagaimana membuat surat dinas yang baik dan benar. Tanpa memiliki pengetahuan tentang surat menyurat, maka jangan diharapkan kita dapat menempuh karir yang gemilang. Klasifikasi itu berdasarkan wujudnya, berdasarkan tujuan, sifat isinya, jumlah penerima, keamanan isinya, dan urgensi pengirimannya.

Bentuk surat resmi yang umum diikuti oleh instansi di Negara kita adalah:

·         Surat resmi dengan bentuk lurus penuh

·         Surat resmi dengan bentuk lurus biasa

·         Surat resmi dengan bentuk setengah lurus I

·         Surat resmi dengan bentuk setengah lurus II

·         Surat resmi dengan bentuk kekuk

·         Surat resmi dengan bentuk paragrap gantung

Surat resmi di Indonesia lazimnya mempunyai bagian-bagian sebagai berikut:

·         Kepala sura atau kop surat

·         Tanggal surat

·         Nomor surat

·         Lampiran

·         Hal surat

·         Alamat yang dituju

·         Salam pembuka

·         Paragrap pembuka

·         Paragrap isi

·         Paragrap penutup

·         Salam penutup

·         Tanda tangan

·         Nama jelas

·         Nama jabatan

·         Tembusan